よかれと思って書いていたメール。実は、相手に不快な思いをさせているかもしれません。ビジネスメールに自信がない人も、自分はできていると思っている人も、今一度、メールの書き方をチェックしてみませんか。

 ビジネスメールの実態調査を続ける日本ビジネスメール協会が約1500人に実施した調査(2021年)によると、仕事上のコミュニケーションのほとんどを占めるメールでなんらかの不快を感じている人が4割以上。

 「しかもその8割が、相手に不快を指摘しない。つまり自分が知らないうちに相手を不愉快にしている可能性が大きい、ということです」とは、同協会の代表理事・平野友朗さん。

 必要なのは、相手が画面を見て内容がすぐに理解できるメールであること。そのためには文章表現以前に、見た目を整理することが重要だという。具体的には「3つの鉄則」と「7つの基本要素」を踏まえ、相手に求める行動を簡潔に示すこと。順を追って解説していく。

 「改行のない長文を読み解くのは、負担でしかありません。メールの目的を明確にし、要点を絞ること」。信頼と好印象は、それができた上で成り立つと心得よう。

相手をイラっとさせてしまうビジネスメールとは

情報不足、質問に答えていない

 最も不快に思う理由として挙げられたのが、必要な情報が書かれていないメール。相手に何をしてほしいのかが整理できておらず、質問に対する答えも的を外れている場合。

押しつけがましく失礼

 失礼な表現も多く挙げられる理由の1つ。協力を仰ぐ立場なのに一方的に期限をつけて依頼をしてくる、ネガティブな感情を表現した一言を入れてくるなど。

文章が長く、要点が未整理で読みづらい

 曖昧な情報が多く、要旨・詳細が不明確なメールも不快度大。情報を整理し切れていない、また相手に必要な情報を把握できていないため、何をしてほしいのかが伝わらないパターン。

敬意のない「上から目線」の書き方

 イラッとさせる文章になる理由は、文章に敬意や尊重が感じられないから。相手を尊重せず、自分の立場をわきまえない言い回しや、敬語の間違いなどがこれに当たる。