送らなくても開ける添付ファイルのパスワードって？
セキュリティの観点から、添付ファイルに設定されるパスワード。このパスワードは別メールで送るのが一般的ですが、二度手間に思えるし、やる子のように送ること自体を忘れてしまうこともありがちです。
相手の携帯電話番号をパスワードにする
そこでオススメしたいのが、パスワードを相手の携帯電話番号の末尾4ケタにすること。これなら、添付ファイルと同じメールで知らせることができるので、一通分の手間を省ける上に、忘れてしまうこともありません。
時折、会社の電話番号を設定したメールを見かけますが、それはアウト。署名に電話番号が記載されていたら誰でも開けるので、万が一、誤送信した場合、情報漏洩につながりかねません。もちろん、相手の携帯電話を知らないと使えない方法ですが、「パスワードは後ほどお知らせします」というメールを送る必要をなくせます。
◆宛名はコピペや単語登録を活用して正確に
◆本文を書く前に添付ファイルの処理を行う
◆添付ファイルのパスワードは、相手の携帯電話番号で
やる子 「おお、この方法なら、もう今回のようなミスはなくせそうです！ それにしても、相手の会社の情報を間違えるなんて。すずまり姉さんでも、そんなことがあるんですねぇ」
すずまり姉さん 「そりゃもう反省したし、先方だけでなく、上司にもひたすら謝罪したもんよ。『これからは、ふんどしを締めてかかります！』ってね」
やる子 「いやいや、いくら姉さんでも、ふんどしはしてないでしょ（笑）」
すずまり姉さん 「さあ、どうかしら？ ……そろそろ会議だから行くわね。それじゃ！」
やる子 「……（もしかして、ホントにふんどしを……？）」
うっかりメール改善の見通しはついたものの、新たなふんどし問題に頭を悩まされることになったやる子。とはいえ、そんなことを考えているヒマなどありません。次回もきっと、すずまり姉さんから指導が入るミスを繰り出すことでしょうから。果たして、やる子は何をやらかすのか、乞うご期待！
文／石川由紀子 イラスト／小迎裕美子
