一年がかりで見つけた 手帳とExcelの二刀流
【早めに翌週の予定をチェックすれば焦らない】
びっしり書かれたページを見るだけでもかなり業務量が多いように感じますが、なんと村上さん、残業をしないことで有名なのだとか。その秘密も手帳にありました。
「木曜日に翌週のスケジュール、金曜日に翌週のToDoを書くようにしているんです。スケジュールは社内のウェブシステムで共有しているので、そこから書き写します。そのスケジュールと、金曜日までの仕事の進み具合を踏まえて、20～30分かけてToDoリストを作っています」
赤字で書かれているのは進捗度合い。終わった仕事もすべて書き残しておくことで、「どこまでやったっけ？」という心配がなくなったそう
「以前はその日の朝にスケジュールやToDoを確認していたので、急な仕事が入るとすぐに余裕がなくなっていました。今は一週間単位でToDoを調整しているので、自分のキャパシティや業務量が可視化されて、むやみに焦ることがなくなりました。木曜日に予定を書き出すのは、『来週は少し忙しいな』と感じても金曜日に調整できるから。とにかく焦らず仕事ができるよう」
【半年がかりで上司と作り上げた手帳】
手帳の補佐役を務めるのが、Excelの進行表です。同時進行のプロジェクトが多いため、プロジェクトを縦軸、日付を横軸にした表を作り、現在進行中のものが一目でわかるようになっています。この表があれば案件の状態が一目瞭然。急な出張を頼まれた際にも予定を即答できるそう。
Excelは更新する度に出力し、手帳に挟んで持ち歩いています
「このExcelは、前部署の上司に教えてもらった方法なんです。とにかく抜け漏れが多くて周りに迷惑をかけてしまっていたので、毎日のように上司とスケジュール管理の方法について話し合い、半年かけてExcelと手帳を組み合わせた今の使い方に落ち着きました」
たくさんのプロジェクトをきっちりまとめ上げ、残業もしない。自分流の手帳術を確立させた村上さんに、「手帳の使い方、詳しく教えて！」と社内で声が上がっているそうです。
