「仕事が多くて残業続き」「やり直しが多く、時間をロスしてばかり」。そんな毎日も、ちょっとした工夫で変えることは可能です。明日からできる効率アップの仕事ワザを、業務改善のプロが指南します。
効率アップの鍵は日々のコミュニケーションにあり!
残業が多く、給与が安い…。そんな人は、職場が変わる4つのポイントをチェックしよう。共通するのは、コミュニケーションの取り方を変えること。
「例えば資料作成の手戻りが多いなら、依頼を受けた時点で使う目的やシーンを確認。さらに途中で確認を仰げば、“やり直し”は激減します」（沢渡さん）
他にも、報・連・相のタイミングや内容を見直す、打ち合わせや会議中の話し方を変える、チーム内でマニュアルを共有するなど、「あなたが率先して動くことで、職場が変わり、結果的にあなたの評価も変わるはずです」。
ココを変えたい！ “手戻り”が多い
ココを改善! １
成果物がいつ、何のために使われるのかを確認
自分の思い込みで仕事を進めると、上司が求めるものとは異なる仕事をしてしまいがち。例えば資料作成の依頼を受けたら、まずは「いつ、何のために、どう使われるのか」を確認しよう。
ココを改善! ２
完成イメージを絵にして上司やメンバーと共有
パワーポイントの資料作成を依頼されたら、グラフや文言を入れる前に完成イメージのラフを書いて上司と共有するなど、絵に落として“見える化”しよう。細かく作り込む前にゴールを共有することで、ムダな作業に費やす時間を減らせる。
ココを改善! ３
60％完成した段階でチェックしてもらう
60％程度できた段階で現状を報告し、方向性が合っているかを確認。ズレがあればこの段階で軌道修正し、一気に仕上げよう。
ココを変えたい！ 会議が長い＆多い
ココを改善! １
会議が始まる前に議題と目的を確認する
議題が分からないまま会議に参加して、なんとなく時間が過ぎてしまう。ならば、事前に上司に会議の目的を確認する習慣を。上司や会議に参加する人たちの意識や、会議の雰囲気が変わるはず。
ココを改善! ２
発言をするときは結論から言うようにする
発言するときは結論を先に、理由を後に述べるなど、話の順番を変えるだけでも会議が脱線しにくくなる。「参加者の話し方が変わるだけで、会議が“筋肉質”になります」（沢渡さん）。
ココを改善! ３
会議の最後に、結論やTO DOを確認する
会議終了時には、話し合った内容を受けて、誰が何をすべきかを確認。自分がやるべきことは必ずノートや手帳に書き出して。
こんな言い回しが便利！
「自分の確認のためですが、～」「結論は○○ということで、よろしいでしょうか」
業務プロセス・オフィスコミュニケーション改善士
日産自動車、NTTデータ、大手製薬会社などを経て2014年秋から現職。企業の業務プロセスやコミュニケーション改善の講演やコンサルティング、執筆活動などを手がける。『職場の問題地図』『仕事の問題地図』（共に技術評論社）が話題に。
「これ以上の情報をお読みになりたい方は、日経WOMAN誌面でどうぞ。」
